Dans une association qui organise un événement, le rôle du gestionnaire de bénévoles est souvent décisif. Derrière une journée qui semble fluide pour les participants et les bénévoles se cache en réalité un travail d’organisation conséquent. Coordination des équipes, gestion des informations, préparation des missions, anticipation des imprévus… la gestion des bénévoles demande à la fois méthode, anticipation et outils adaptés.
Selon plusieurs études menées par Recherches & Solidarités et France Bénévolat, la qualité de l’organisation est l’un des premiers facteurs de satisfaction des bénévoles. Lorsque les missions sont claires et que les informations circulent bien, les bénévoles vivent une expérience positive et ont davantage envie de se réengager pour les prochaines éditions.
Pour aider les associations à structurer leur organisation, voici une to-do list complète des éléments à préparer lorsque l’on gère des bénévoles sur un événement.
La première étape consiste à définir précisément les postes bénévoles nécessaires au bon déroulement de l’événement. Cette étape est souvent sous-estimée, alors qu’elle conditionnera toute la suite de votre organisation.
Il est donc important d’identifier :
Cette réflexion permet d’éviter deux problèmes fréquents : des postes mal couverts ou des bénévoles affectés à des missions mal définies.
Une fois les besoins identifiés, il est indispensable de construire un rétroplanning. Ce document permet d’anticiper les différentes étapes de la gestion des bénévoles et de répartir les tâches dans le temps de manière efficace.
Le rétroplanning inclut généralement :
En parallèle, il est également utile de construire un planning global de l’événement, permettant de visualiser les temps forts et les besoins en bénévoles.
Pour gérer efficacement les équipes, il est essentiel de disposer d’un annuaire complet des bénévoles et des membres du staff.
Cet annuaire doit regrouper plusieurs informations importantes :
Ce document devient rapidement un outil central pour la coordination des équipes, notamment en cas d’imprévu. De plus, les bénévoles pourraient aussi en avoir besoin, afin de contacter les bénévoles d'une autre équipe, ou bien leurs référents.
Avant de créer les plannings, il est important de recueillir les disponibilités de vos bénévoles ainsi que leurs préférences de missions lorsque cela est possible.
Certaines personnes préfèrent les missions en contact avec le public, d’autres les tâches logistiques en coulisses. Prendre en compte ces préférences améliore généralement l’engagement et la satisfaction des bénévoles. Cette étape permet également d’anticiper les contraintes personnelles de chacun et d’éviter les erreurs d’affectation.
Une fois les disponibilités collectées et les missions définies, le gestionnaire de bénévoles peut construire les affectations et les plannings de chacun.
Chaque bénévole doit savoir précisément :
L’objectif est d’éviter toute zone d’ombre le jour de l’événement (aussi bien pour les gestionnaires de bénévoles que pour les bénévoles eux-même). Plus les informations sont claires en amont, moins il y aura de confusion sur le terrain.
Dans certains événements, notamment sportifs ou culturels, il est très utile de créer une carte détaillée du site de la manifestation.
Cette carte peut inclure :
Cette cartographie aide les bénévoles à se repérer et facilite les explications lors des briefings.
Une bonne gestion des bénévoles repose également sur la préparation de documents utiles avant, pendant et après l’événement.
Parmi les documents souvent nécessaires aux bénévoles, on retrouve :
Ces documents permettent aux bénévoles de comprendre rapidement leur rôle et d’agir efficacement. Bien sûr, côté organisateur d'événement et gestion des bénévoles, il peut être judicieux d'avoir à porter de main le calendrier des affectations sur chaque poste, le trombinoscope, la liste des dotations, la plan du site, etc. .
Dans de nombreux événements associatifs, les bénévoles reçoivent certaines dotations en remerciement de leur engagement. Il peut s’agir par exemple d’un repas, d’un t-shirt, d’une casquette ou d’une gourde. Lorsque des dotations sont prévues, il est recommandé de préparer un document de suivi permettant de gérer leur distribution.
Ce document peut inclure :
Cette organisation évite les oublis ou les erreurs le jour de l’événement. Autre astuce pour gérer efficacement les dotations : ajouter un QR code dédié sur le tour de cou de vos bénévoles. En le flashant, vous pourrez retrouver le compte de toutes les dotations auquel ce bénévole a droit, et celles potentiellement déjà récupérées.
Le jour de l’événement, l’accueil des bénévoles est un moment clé. Il permet de créer un premier contact, de rappeler les consignes et de s’assurer que chacun sait où aller et que les missions sont bien claires.
Plusieurs éléments doivent être prêts :
Un accueil bien organisé contribue directement à la qualité de l’expérience bénévole.
Une fois les plannings finalisés, il est essentiel de transmettre les informations aux bénévoles suffisamment tôt.
Chaque bénévole doit recevoir :
Cette communication permet aux bénévoles d’arriver sereinement le jour de l’événement.
La gestion des bénévoles ne s’arrête pas à la fin de l’événement. Il est important de prévoir quelques actions après coup.
Ces actions peuvent inclure :
On le voit, la gestion des bénévoles repose sur de nombreux éléments : collecte d’informations, organisation des missions, création des plannings, communication avec les équipes, préparation des documents et suivi après l’événement... et sans outils adaptés, ces tâches peuvent rapidement devenir chronophages et complexes (bonjour les tableaux Excels !).
C’est précisément pour simplifier ce travail que Vorg.fr accompagne les gestionnaires de bénévoles et les associations dans leur organisation. De la collecte des disponibilités à la création des plannings, en passant par la communication avec les bénévoles et le suivi des missions, nous vous permettons de centraliser toutes les informations et de faciliter chaque étape de la gestion des bénévoles.
Si vous souhaitez gagner du temps, mieux organiser vos équipes et offrir une expérience plus fluide à vos bénévoles, découvrez comment nous pouvons accompagner votre association et vos événements !
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