Selon les études menées par plusieurs organismes, la qualité de l’expérience bénévole dépend en grande partie de la clarté des missions, de la communication avec l’association et de la préparation en amont. Un bénévole qui sait ce qu’il doit faire, où il doit aller et avec qui il sera sur sa mission se sentira plus à l’aise et plus utile.
Nous avons donc conçu pour vous la check-list idéale pour vos bénévoles, pour les aider à préparer leur engagement lors de votre prochain événement associatif.
Lorsqu’une personne s’inscrit comme bénévole, l'association a généralement besoin de certaines informations afin d’organiser les différentes équipes et de pouvoir les contacter facilement.
Les informations demandées peuvent inclure :
Toutes ces informations permettent aux organisateurs et gestionnaires de bénévoles de constituer un annuaire complet des bénévoles et de faciliter la coordination des équipes tout au long de l'événement.
L’une des premières choses à faire en tant que bénévole est de préciser ses disponibilités. Un événement peut s’étendre sur plusieurs jours ou comporter différents créneaux pour chaque mission (installation des zones logistiques, accueil du public, signaleurs sur les parcours sportifs, démontage des scènes d'un festival, etc.)
Indiquer clairement ses disponibilités permet aux gestionnaires de bénévoles de construire des plannings cohérents et d’éviter les affectations incompatibles avec les disponibilités des bénévoles.
Même si toutes les missions sont importantes, les bénévoles n’ont pas toujours les mêmes envies ni les mêmes compétences.
Certains préfèrent les missions en contact direct avec le public, comme l’accueil ou l’information des participants, quand d’autres sont plus à l’aise dans des rôles logistiques, comme la préparation du matériel, l’organisation des espaces ou la gestion des flux de festivaliers et de participants.
Lorsque l’association le permet, indiquer ses préférences de missions peut aider les gestionnaires de bénévoles à créer des équipes plus efficaces et à proposer une expérience bénévole encore plus agréable.
Une fois les plannings des affectations sont finalisés, il est important que les bénévoles reçoivent leurs affectations et leurs fiches de mission. Pourquoi ? Eh bien pour prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour arriver opérationnel jour J de l’événement (et potentiellement poser des questions à leurs référents, si besoin).
Chaque bénévole doit pouvoir répondre facilement à plusieurs questions essentielles :
Dans certains événements, les bénévoles reçoivent également une fiche de mission détaillée qui explique le rôle attendu, les consignes spécifiques (y compris les consignes de sécurité) et tous les contacts utiles.
Dans la plupart des événements, des référents bénévoles ou coordinateurs sont désignés pour encadrer les équipes. Il est important de connaître leurs coordonnées avant le jour J.
Ces référents peuvent intervenir en cas de question, de problème ou d’imprévu. Disposer de leurs contacts permet de réagir rapidement et d’éviter les situations de confusion sur le terrain. Avoir ces informations directement sur les tours de cou des bénévoles peut donc être une bonne manière de les fournir aux bénévoles.
Dans certains événements, les associations mettent à disposition un annuaire ou un trombinoscope des bénévoles. Cet outil permet de découvrir les autres membres de son équipe et de repérer les personnes avec lesquelles on va travailler.
Connaître à l’avance les membres de son équipe peut faciliter la coordination le jour de l’événement et créer un premier lien entre les bénévoles.
Aussi, en plus de ces outils, pourquoi ne pas organiser un repas des bénévoles ? Ce serait le moment idéal pour identifier les personnes qui seront présentes lors de l'événement, de créer un premier lien entre eux, et de mettre les premières pierres de l'ambiance de la manifestation !
Lors de nombreux événements, les bénévoles reçoivent un tour de cou personnalisé pour chaque bénévole. Cet élément permet d’identifier facilement les membres de l’organisation, de rassurer les participants, et de créer un vrai sentiment d'appartenance côté bénévole (en plus de renfermer toutes les informations essentielles, vues ci-dessus).
Selon les associations, ce tour de cou peut être remis :
Certaines associations prévoient également des dotations pour remercier les bénévoles de leur engagement. Il peut s’agir par exemple d’un t-shirt, d’une casquette, d’un repas, d’une gourde ou d’autres équipements utiles pendant l’événement.
Ces dotations peuvent aussi prendre la forme de ticket repas, de billet d'entrée pour un concert gratuit lors du festival organisé, de bon pour une boisson, etc. De quoi les fidéliser davantage, en veillant à leur bien-être sur le site de la manifestation.
Dans certains cas, les bénévoles sont invités à réutiliser les dotations matérielles reçues lors des éditions précédentes afin de limiter les coûts et l’impact environnemental de l'événement.
Une bonne préparation est essentielle au confort du bénévole pendant toute sa mission. Selon la nature de l’événement et la durée du créneau de bénévolat, il peut être utile de préparer un petit sac avec quelques éléments essentiels.
Par exemple :
Ces petites précautions permettent de rester à l’aise et concentré sur la mission tout au long de la journée. Et c'est aussi ce qui fera qu'on aura envie de revenir à la prochaine édition.
Une fois toutes ces étapes réalisées, le bénévole peut se concentrer sur ce qui fait la richesse du bénévolat : participer à un projet collectif, rencontrer d’autres personnes engagées et contribuer à la réussite d’un événement.
Les recherches menées par certains organismes, ainsi que celles réalisées dans le cadre de notre présence sur des salons, sur les motivations principales des bénévoles sont :
Pour les bénévoles comme pour les associations, l’organisation peut parfois sembler complexe : transmission d’informations, gestion des disponibilités, accès aux missions, communication avec les équipes.
C’est pour simplifier ces démarches que Vorg.fr accompagne les bénévoles et les associations dans la gestion de leurs bénévoles lors des événements associatifs. Notre outil permet notamment de transmettre les informations (côté bénévole et côté gestionnaire de bénévole), indiquer ses disponibilités, consulter ses affectations et fiche de mission, accéder aux documents utiles et rester en contact avec les équipes organisatrices.
Si vous êtes bénévole ou si votre association organise des événements, Vorg.fr peut vous aider à rendre chaque étape plus simple et plus fluide.
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