Il est 20h47. Il pleut, mais le bénévole est toujours là, sous la pluie.
Posté au bord d’un sentier de trail depuis 6h du matin, il guide les coureurs, veille à leur sécurité, maintient le bon déroulement de l’événement. Le vent s’est levé, la nuit tombe, la pluie s’installe. Il est seul, concentré, sous des conditions difficiles. Pourant, personne ne lui a encore dit merci.
Cette scène est familière à de nombreuses associations organisatrices d’événements. Elle illustre une réalité essentielle du bénévolat : sans les bénévoles, aucun événement associatif ne tient debout. C'est pourquoi nous vous donnons des pistes pour prendre soins de vos bénévoles, pour leurs donner envie de revenir.
On ne le dira jamais assez : dire merci est essentiel. Mais dans le cadre du bénévolat événementiel, la reconnaissance ne peut pas se limiter à un discours de clôture ou à un message générique.
La reconnaissance s’exprime aussi dans la manière dont l’association organise les missions, anticipe les difficultés et prend soin de ses bénévoles pendant l’événement.
Dans de nombreuses associations, la gestion des bénévoles se concentre sur les plannings, les affectations et la couverture des postes. Ces éléments sont indispensables, mais insuffisants.
Sur le terrain, les bénévoles peuvent faire face à :
Le bénévole sous la pluie n’est pas une exception. Il est le reflet d’une gestion de bénévoles qui n’a pas toujours intégré les contraintes réelles de l’événement.
Anticiper ces situations fait partie intégrante d’une gestion responsable du bénévolat associatif.
Reconnaître les bénévoles, c’est aussi améliorer concrètement leurs conditions de mission. Même avec peu de moyens, une association peut faire une grande différence !
Prévoir des abris pour les postes exposés
Un barnum, une tente, un abri improvisé protègent les bénévoles du vent et de la pluie. Cela change radicalement leur expérience sur un événement de plusieurs heures et, pour vous donner quelques idées, rdv sur cet article de blog : Un espace libre-service pour vos bénévoles.
Mettre à disposition du matériel adapté
Vestes imperméables, parapluies, couvertures, gants ou boissons chaudes montrent que l’association a anticipé les imprévus. En plus, avex notre outil, vous avez la possibilité de demander dans le formulaire de recrutement les tailles de vos bénévoles (pour les vestes, par exemple), ou de demander s'ils ont déjà leur équipement au couleurs de votre asso. Vous pourrez aussi attribuer ces dotations simplement, grâce aux documents de suivi des dotations ou au flashage des QR code des tours de cou.
Organiser des rotations sur les postes difficiles
Les missions longues ou isolées gagnent à être partagées. Les rotations permettent donc de limiter la fatigue et de maintenir l’engagement de tous les bénévoles et, ça, on vous l'explique dans cet article.
Assurer une présence humaine sur le terrain
Un coordinateur ou responsable bénévoles qui passe régulièrement voir les équipes renforce le sentiment d’appartenance et de reconnaissance.
Ces actions simples participent directement à la qualité du bénévolat et à l’image de l’association.
Dans le bénévolat, l’humour est souvent présent. Il aide à relativiser, à créer du lien, à tenir dans des conditions parfois difficiles. “C’est ça aussi l’esprit trail”, “au moins tu prends l’air”, “ça fera des souvenirs”. Mais il ne doit jamais servir à masquer un manque de préparation de l'association dans l'organisation de son événement.
Selon Recherches & Solidarités, les principales raisons de l’abandon du bénévolat sont la fatigue, le sentiment de ne pas être reconnu et une mauvaise organisation. Un bénévole peut accepter l’inconfort ponctuel, mais il accepte beaucoup moins qu'il soit répété à chaque édition.
Ce que cette situation révèle sur le bénévolat associatif, c'est que la qualité d’un événement ne se mesure pas uniquement à la satisfaction des participants, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les bénévoles et les équipes du staff. Par qu'une association qui soigne la gestion de ses bénévoles :
Derrière un panneau, un talkie-walkie ou un poste de sécurité, il y a une personne qui a choisi de donner de son temps et de son énergie, gratuitement, à votre association. Voir cet engagement, le respecter et le remercier, c’est renforcer durablement le lien entre vous et ce bénévole, et ainsi assurer la pérennité de vos événements et de votre associative.
La gestion des bénévoles est un enjeu central pour toute association organisant des événements. Elle demande de l’anticipation, de l’écoute et des outils adaptés.
Sur notre blog et nos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, et LinkedIn), nous partageons régulièrement des conseils concrets pour améliorer la gestion du bénévolat, valoriser les bénévoles et faciliter l’organisation des événements associatifs.
Si cet article vous parle, partagez-le autour de vous. Il y a de fortes chances qu’une autre association reconnaisse, elle aussi, ce bénévole sous la pluie à 20h47 !
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