Que se passe-t-il !?
L'événement approche... Où sont les bénévoles !?
Quel que soit le type d'événement, nous entendons le même discours un peu partout...
Des engagements en 3 temps :
Vous lancez votre appel à bénévole ?
1ère période, vos plus fidèles bénévoles, ceux qui ont hâte de retrouver l'ambiance, l'équipe, les amis... s'engagent dans les jours qui suivent le 1er appel à bénévole. De toute façon, c'était déjà noté dans leur agenda !
La 2ème période, de plus en plus marquée et constatée par un très grand nombre d'entre vous :
Beaucoup trop calme... Oui, les bénévoles en parlent, .... mais concrètement, les engagements se font lentement, bien trop lentement, et l'échéance approche à grand pas ! Mais où sont les bénévoles !! Le doute s'installe...
Sans doute un effet covid, ajouté aux annonces régulières d'événements annulés (quelqu'en soit la cause), qui a développé la tendance du "attendons de voir"...
La 3ème période, l'échéance est demain !
Les relances se font plus pressentes, les réseaux s'activent... et les bénévoles s'engagent (enfin si la météo ne vient pas freiner les ardeurs !).
Certaines organisations ont même la surprise à S-1 d'avoir trop de bénévoles !!! (avec impact sur la logistique).
Quelques astuces observées et testées :
Calendrier d'appel à bénévole
Certains tentent d'avancer leur date d'appel à bénévoles :
Cette action n'aura d'effet que sur l'engagement de la 1ère vague, et l'allongement de la 2ème période creuse.
Pour l'organisation, cet appel à bénévole avancé risque d'avoir pour conséquence d'allonger cette période de doutes.
Donner envie : Le poids des mots, le choc des photos...
Vous avez des photographes pour immortaliser l'événement ? Publiez- les, donnez envie de rejoindre votre équipe bénévole : Installation, montage et le jour J, les photos sont "la preuve" en image que les bénévoles sont heureux d'être là !
- 46% des personnes s'engagent par le sens / valeurs portées par l'événement :
Les messages donnant du sens à l'événement / importance, sont beaucoup plus percutants que les messages du type "On a besoin de vous" : Le premier provoque l'envie d'appartenir à un groupe ou la fierté d'agir pour.., le second peut provoquer la crainte de se faire embarquer.
Adaptez vos Mailing
Envoyez des messages adaptés aux profils des destinataires, en fonction du résultat recherché (très simple grace aux filtres à votre disposition dans Vorg) :
- Relancer un message d'appel à bénévole : uniquement pour les personnes non engagées ! (sans polluer les personnes ayant indiqué être absentes cette année);
- Solliciter les bénévoles déjà engagés pour diffusion de l'appel à leur réseau ; vous confirmez par la même occasion avoir pris en compte leur engagement (remerciement)
Mobilisez vos contacts, donnez du sens avec des éléments chiffrés, et incitez les à recruter autour d'eux :
Comment ? en transmettant les éléments chiffrés disponibles dans Vorg :
- Combien de bénévoles déjà engagés ?
- Combien de personnes manque t il encore ?
- Sur quels jours / moment de la journée en particulier ?
- Au total, ça représente combien d'heures de bénévolat pour assurer la qualité / sécurité de l'événement ?
- % d'avancement des affectations ?
- Pour les personnes engagés : affectations provisoires à S-2 par ex, avec info de la date à laquelle les affectations seront stabilisées.
Cette prise de conscience est essentielle pour mobiliser, et ces chiffres permettent aussi de faire toucher du doigt les conséquences logistiques (et limiter ainsi les demandes trops contraignantes de certains bénévoles).
Cadencer les envois de mails :
La tentation est grande d'augmenter le nombre de mailing pour provoquer l'engagement. L'effet peut être contre productif. Mettre un compte à rebours (ex M-1, S-2, S-1, J-3) permet de donner du rythme sans polluer de manière excessive les personnes contactées.
Favorisez des relais efficaces pour diffuser l'information
Les réseaux sociaux, les mails, sont indispensables, mais parfois perçus comme trop impersonnels.
La source de mobilisation la plus efficace est directement liée aux relations humaines, tant recherchées par les bénévoles.
Tous les membres de l'équipe organisatrice, les bénévoles déjà engagés, les partenaires, et pouquoi pas la municipalité... tous peuvent relayer l'appel à bénévoles via leurs réseaux... à condition de leur donner les éléments pour mobiliser efficacement leur entourage ! (informations, liens, affiches d'appel à bénévoles...).
Provoquer les rencontres et échanges, sur des temps forts de convivialité en amont de l'événement
Il n'existe pas de solutions miracles, mais une somme de leviers à votre disposition (à adapter en fonction des caracteristiques de chaque événement, et du profil des bénévoles).
Vous avez d'autres astuces ? N'hésitez pas à les partager !
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